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Política de Tratamiento de Datos Personales

 

Para efectos de que los Titulares puedan ejercer cualquiera de sus derechos o presentar PQR’s, Biotecnik ha dispuesto de los siguientes mecanismos y procedimientos, los cuales se encuentran basados en las normas legales vigentes aplicables, y que deberán ser cumplidos por Biotecnik, sus representantes y empleados debida y oportunamente, atendiendo las reglas dispuestas en este capítulo.

 

  • Consultas:

 

Los Titulares o las personas que puedan ejercer sus derechos de conformidad con lo dispuesto en el capítulo 6 anterior, podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier Base de Datos de Biotecnik.

 

De acuerdo con la Política de Tratamiento, para efectos de realizar la consulta, se deberá enviar un correo electrónico a la dirección [*]. Dentro del cuerpo del correo se deberá indicar el nombre completo del Titular, así como el tipo y número de identificación del Titular, y adjuntar copia de éste último documento. Lo anterior, con el fin de poder constatar que quien presenta el reclamo es efectivamente el Titular de la información, y poder así garantizar su derecho a la intimidad y confidencialidad en relación con sus Datos Personales. En caso que quien presente la consulta sea una persona distinta al Titular, se deberá adjuntar igualmente el documento que prueba la calidad con la que actúa, esto es el correspondiente poder con las formalidades de ley, o el registro civil de nacimiento, entre otros.

 

Una vez recibida la comunicación con el cumplimiento de los anteriores requisitos, el Oficial de Cumplimiento deberá revisar el contenido de la misma, así como sus respectivos anexos, en caso de que hubiera, con el fin de que se responda la consulta debida y oportunamente. En caso que el Oficial de Cumplimiento requiera del apoyo de cualquier otro departamento de Biotecnik para contestar oportunamente la consulta, ésta deberá ser atendida por dicho departamento de manera prioritaria y urgente.

 

La consulta deberá ser respondida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma.

 

Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

  • Reclamos:

 

Los Titulares o las personas que puedan ejercer sus derechos de conformidad con lo dispuesto en el capítulo 6 anterior, podrán presentar reclamos a Biotecnik cuando consideren que los Datos Personales contenidos en una Base de Datos de Biotecnik debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de algún deber legal de Biotecnik, o cuando requieran que se revoque la autorización para el Tratamiento del Dato Personal.

 

De acuerdo con la Política, para realizar el reclamo se deberá enviar un correo electrónico a la dirección electrónica [*]. Dentro del cuerpo del correo se deberá indicar el nombre completo del Titular, el tipo y número de identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y adjuntar copia del documento de identificación del Titular, así como cualquier otro documento que se quiera hacer valer. Lo anterior, con el fin de poder constatar que quien presenta el reclamo es efectivamente el Titular de la información, y poder así garantizar su derecho a la intimidad y confidencialidad en relación con sus Datos Personales.

 

En caso que quien presente el reclamo sea una persona distinta al Titular, se deberá adjuntar igualmente el documento que prueba la calidad con la que actúa, esto es el correspondiente poder con las formalidades de ley, o el registro civil de nacimiento, entre otros.

 

Una vez recibido el reclamo por el Oficial de Cumplimiento éste contará con un término de cinco (5) días hábiles para verificar que el mismo cumple con los requisitos requeridos para su presentación, según lo antes lo mencionado. Dentro del mencionado término, y en caso que considere que el reclamo no cumple con dichos requisitos, devolverá el mismo con un mensaje dirigido al reclamante en el cual se indiquen las razones por las cuales el reclamo no cumple con los requisitos señalados al inicio de este capítulo, con el fin de que el reclamante subsane y/o corrija los mismos.

 

En caso que, luego de pasados dos (2) meses contados a partir de la fecha en que se haya reenviado el correo electrónico al reclamante solicitando que subsane y/o corrija su reclamación, éste no envía nuevamente el requerimiento con el lleno de los requisitos solicitados, se entenderá que el reclamo ha sido desistido y, por tanto, Biotecnik procederá a cerrar el caso.

 

Si dentro del mencionado plazo de dos (2) meses el reclamante reenvía nuevamente su reclamo mediante un correo electrónico a Biotecnik, el Oficial de Cumplimiento deberá verificar que el reclamo cumpla con los requisitos antes mencionados y darle trámite al reclamo debida y oportunamente.

 

El Oficial de Cumplimiento contará con un plazo de cinco (5) días hábiles para verificar que el reclamo haya sido efectivamente subsanado según lo estipulado en este numeral y, de ser así, dará traslado del mismo, para lo cual deberá solicitar al departamento de Biotecnik propietario de la Base de Datos que incluya en la misma una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. De igual forma, se deberá solicitar a los Encargados que tengan conocimiento del Dato Personal objeto de reclamación que incluyan la mencionada leyenda en sus respectivas Bases de Datos.

 

El Oficial de Cumplimiento de Biotecnik deberá atender y resolver el reclamo en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha en que haya sido enviado por el Titular del Dato Personal.

 

Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al reclamante los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

Una vez surtido el reclamo, el Oficial de Cumplimiento deberá informar y solicitar realizar la correspondiente actualización, corrección o supresión del Dato Personal al Encargado, con el fin de que éste refleje la modificación de la información personal en su respectiva Base de Datos.

 

En caso que el reclamo sea referente a la supresión del Dato Personal por parte del Responsable, la Compañía deberá proceder a eliminar todos los Datos Personales del Titular de sus archivos, excepto aquella información personal que deba ser conservada para el cumplimiento de una obligación legal o contractual de Biotecnik o que sea referente a un Dato Público.

 

El Oficial de Cumplimiento deberá reportar semestralmente la presentación de los reclamos que hayan sido realizados dentro del semestre inmediatamente anterior en el del Registro Nacional de Bases de Datos de la Superintendencia de Industria y Comercio, de conformidad con lo estipulado en el capítulo 11 de este Manual.